올해 4월 15일 규정 개정, 내용은 과거와 달라진 것 없어
2019년 12월 [공공기록물 관리에 관한 법률]이 개정되어 2020년 6월4일 개정된 법이 시행되었다. 이 법의 제정 목적은 ‘공공기관의 투명하고 책임있는 행정구현과 공공기록물의 안전한 보존 및 효율적 활용을 위한 것’으로 공공기관 뿐 아니라 개인이나 단체가 생산`취득한 정보와 자료 중에 국가적으로 보존할 가치가 있다고 인정되는 기록 정보 자료 등 공공기록물에 대해 적용되는 것이다. 여기에서 공공기관은 국가기관 뿐 아니라 지방자치단체와 대통령령으로 정하는 기관을 말한다.
이 법의 ‘제4장 기록물의 생산’에서 ‘공공기관은 효율적이고 책임있는 업무수행을 위해 업무의 입안단계부터 종결단계까지 업무수행의 모든 과정 및 결과가 기록물로 생산`관리될 수 있도록 업무과정에 기반한 기록물관리를 위해 필요한 조치를 취해야 한다’고 규정되었다.
‘제5장 기록물의 관리’에서는 ‘공공기관은 기록물의 보존기간, 공개여부, 비밀여부 및 접군권한 등을 분류하여 관리하여야 한다’고 하였다.
‘제10장 민간기록물 등의 수집 관리’에서는 ‘개인이나 단체가 생산`취득한 기록정보 자료 등으로서 국가적으로 영구히 보존할 가치가 있다고 인정되는 민간기록물은 위원회의 심의를 거쳐 국가기록물로 지정하여 관리할 수 있다’고 하였다.
<새롭게 제정되고 있는 기록물관리 조례>
지난해부터 시행되고 있는 [공공기록물 관리에 관한 법률]에 ‘민간기록의 관리에 대한 조항’이 신설되어 전라남도를 비롯한 광역시도와 일부 기초자치단체에서 이와 관련한 조례를 제정하거나 개정하고 있다.
전라남도는 ‘전라남도 민간기록물 수집과 관리에 관한 조례’를 2021년 7월 1일 제정하였고, 나주시는 올해 11월 8일 ‘나주시 민간기록물 수집 및 관리에 관한 조례’를 신안군은 지난해 5월 ‘민간기록물 수집과 관리에 관한 조례’를 제정하였다.
장성군은 올해 4월15일 ‘장성군 기록물관리 운영 규정’을 일부 개정하였으나 조직개편에 따라 소관 부서를 총무과에서 소통정보실로 옮기는 것을 제외한 내용은 과거와 달라지지 않았다.
기록물관리에 관한 모범사례로 증평군이 손꼽히고 있는데 증평군은 올해 1월 18일 ‘증평군 기록물 관리에 관한 조례안’을 제정 공포하였다. 증평군은 공공기록물과 시민기록물로 나누어 증평의 과거와 현재를 체계적이고 안전하게 보존하여 증평의 기록문화유산으로 전승하기 위해 이 조례를 제정한다고 밝혔다.
특히 시민기록물에서 지역과 사람, 주제 등을 대상으로 기록물을 수집, 채록(개인의 기억, 동영상, 음성, 문자 등) 생산하는 아카이빙 시스템을 구축하는 등 시민기록물에 대해서도 많은 양을 할애하고 있다. 또한 시민들의 참여를 확대 유도하기 위해 증평기록관 내에 주민참여공간을 설치`운영하여 주민 참여 프로그램운영, 기록문화 교육프로그램 운영 등을 실시해 가고 있다.
<군수의 직무 수행 꼼꼼히 기록해>
‘증평군 기록물 관리에 관한 조례안’에서 가장 주목할만한 내용은 제 8조 ‘군수기록물 관리’다. 여기에는 ‘군수의 업무 관련 메모, 일정표, 방문객명단 및 대화록’도 기록물에 포함되어 있다. 또한 군수가 정책을 구상하여 직접 작성한 기록물 및 군수의 지시에 따라 작성한 기록물과 군수의 연설문 및 메시지 및 행사 기록물도 포함되어 있다. 또한 역대 군수가 재임 전`후 및 재임 당시에 생산한 개인 기록물에 대래서도 군의 역사로 보존할 가치가 있다고 인정되는 경우에는 해당 군수 및 해당 기록물 소유자의 동의를 얻어 이를 수집 관리할 수 있다고 했다.
아울러 군의회에서 의원의 직무수행 또는 의정활동과 관련하여 생산`접수한 기록물에 대해서도 기록물 관리에 해당된다.
증평군의 경우 군수가 주관하는 실`과장회의 또는 간부회의 때 발언도 모두 기록물관리에 해당되며 군수가 실`과장에게 지시한 업무사항은 물론 군수실에서 방문객과의 대화도 모두 기록대상이 된다.
군수의 업무와 관련된 발언이나 지시 또는 메모 등은 모두 투명하게 되고, 대부분 군민에게 공개되며 역사적 기록으로 남아 다음 군수가 군정에 참고할 수 있다.
<구시대적인 장성군 공공기록물 관리>
장성군 기록물 관리는 ‘장성군 기록물관리 운영 규정’에 의해 운영되고 있다. 먼저 기록물관리는 규정보다 더 강제적인 조례로 바꾸어야 한다.
장성군 기록물관리 운영 규정 제3장 기록물의 관리에서 제 6조에 ‘기록관의 장은 본청 및 소속기관에서 수행하는 모든 업무의 과정과 결과가 기록물로 생산 및 등록될 수 있도록 하여야 한다.’고 규정하였다. 또한 제 8조에는 지방자치단체장의 업무 관련 메모` 일정표` 대화록 등을 전자문서시스템에 등록하여 관리하여야 한다고 했다.
하지만 군수의 업무 관련 메모와 대화록을 어디까지 규정해야할지 구체적인 한계가 제시되지 않아 유명무실한 규정이 될 수밖에 없다. 더구나 이를 어겼을 경우 어떤 제재도 없기 때문에 굳이 업무 관련 메모나 대화록을 생산하지 않아도 된다.
제9장 기록물의 대출 및 열람에서 ‘기록관의 기록물을 열람 및 대출할 수 있는 자의 자격은 본청 및 소속기관의 직원으로 한다’고 규정하였다. 구시대적이고, 지방자치 시대와 정면으로 대치되는 조항이다.
공공기록물 뿐 아니라 시민기록물도 비밀로 규정하지 않은 것은 공개하는 것을 원칙으로 해야 한다. [공공기록물 관리에 관한 법률]에서도 비밀을 요구하는 국가안보, 외교 등을 제외하고는 대부분 공개하는 것이 원칙이며 일부 공개 또는 열람에 제한을 두는 경우에도 합당한 이유가 있어야 한다.
공공기록물은 물론이고 시민기록물도 장성의 소중한 기록유산이며 장성의 역사를 기록하는 일이다. 조선왕조실록이 조선시대 가장 소중한 문화유산으로 꼽히는 이유는 바로 그 시대에 일어난 사실을 각색하지 않고 기록했다는 것이다.
공공기록물 관리에 관한 법률에 맞게 하루빨리 장성군 기록물 관리에 관한 조례안 제정이 시급하고 지방자치와 주민자치의 시대에 맞게 기록물을 생산하고, 활용하는 내용이 포함되어야 한다.
